Algemene ledenvergadering 2018

ALV 11 april 2018

1 NOTULEN van de Algemene Ledenvergadering van de Koninklijke Nederlandse Vereniging voor EHBO - afdeling Zoetermeer,
gehouden op woensdag 11 april 2018 in wijkgebouw ?t Prisma te Zoetermeer

Aanwezig: Leon van de Berg, Lia Besseling, Ina Brinckman, Eelco de Boer, Marga van Geest, Sydney de Hart, Iris Hehemann, Antoinette de Jong, Joan Klaassen, Dimona Klijn, Gerrit Klijn, Ewout Kok, Wanda Maas, Dick Reurekas, Ingrid van der Ven, Cora Zwolsman Afwezig met kennisgeving: Linda van Adrichem, Andr� Bakker, Boukje Bant, Petra van der Bijl, Maartje Borsboom, Herman Boskamp, Nicole Bruijnen, Stefan van Buuren, Viola van der Burg, Yvonne Caminada, Marius Cusell, Megteld Damming, Frans Ditmar, Andras Dobos, Diana van Egmond, Jennifer van Erk, Marianne Gosselink, Corrie van der Gronden, Hans van der Gronden, Melissa Groot, Roos de Gunst, Frank Klein Overmeen, Elise Kneppers, Xaviera van Leeuwen, Mieke Loef, Henk Morren, Ron Mooren, Geb Nicolai, Sjaak Opdam, Heleen Prins, Kea Rolvink, Rian van de Sande, Piet van Schie, Trudy Sneller, Ton de Vlaming, Debbie Vogels, Joyce de Vries, Monique Waarsing, Ingrid Wagner, Barbara Wernars, Astrid de Zeeuw, Andere leden Doing

1. Opening De vice-voorzitter opent de vergadering om 20.00 uur. Zij verwelkomt de aanwezigen en stelt de mensen achter de tafel voor. Zij wijst erop dat het bestuur op dit moment uit de drie mensen achter de tafel plus de penningmeester bestaat en dat zij alle mogelijke klussen en taken uitvoeren. Het bestuur heeft echter dringend behoefte aan ondersteuning in de vorm van een materiaalmeester en een voorzitter. Leon van de Berg en Eelco Boer springen hierop in en laten weten dat zij afgelopen middag het voorstel hebben besproken om gezamenlijk voorzitter te worden. Daarbij hebben zij de voors en tegens besproken en ook gesproken over een taakverdeling: Leon van de Berg houdt zich bezig met externe EHBO-zaken Eelco de Boer met interne EHBO-zaken. Zij leggen hun idee�n aan de vergadering uit en geven aan na minimaal 2 jaar hun functioneren te evalueren en dan zich dan eventueel herkiesbaar te stellen. Zij willen concrete doelen stellen en vinden dat zij deze na 2 jaar gehaald moeten hebben. Zij vinden het een probleem dat de vereniging te weinig zichtbaar is. Gevraagd wordt waarom Leon van de Berg nooit eerder heeft gereageerd op de al lange tijd vacant zijnde pr-functie. Hij antwoordt dat hij sinds kort bij een andere vereniging na 20 jaar de functie van secretaris heeft neergelegd en daarom nu tijd heeft voor een andere taak. Hij geeft aan heel lang over dit idee te hebben gedacht, maar gezien de nijpende bestuurssituatie heeft hij besloten om de sprong te wagen. Hij geeft aan dat een alternatief zou zijn om twee bestuursfuncties te claimen. Beide heren geven aan per direct benoembaar te zijn, maar de vice-voorzitter zegt dat dit niet kan omdat dit niet op de agenda is opgenomen. Vanuit de aanwezigen komen zowel steunbetuigingen als kritische opmerkingen. Afgesproken wordt dat het bestuur een afspraak maakt om met elkaar van gedachten te wisselen. Eelco de Boer en Leon van de Berg zetten hun idee�n en plan van aanpak op papier.

2. Ingekomen en uitgaande stukken Naast de afwezigheidsmeldingen (die in de notulen worden opgenomen) zijn er voor deze vergadering geen ingekomen stukken. 2

3. Notulen ledenvergadering 12 april 2017 De notulen van de ledenvergadering van 12 april 2017 worden ongewijzigd vastgesteld.

4. Verkiezing bestuursleden De heer Frank Klein Overmeen, penningmeester, en de heer Dick Reurekas, bestuurslid, zijn periodiek aftredend. Zij zijn beiden herkiesbaar, waarbij de heer Klein Overmeen heeft aangegeven dat hij om persoonlijke redenen slechts voor 2 jaar beschikbaar is en in de vergadering van 2020 zal aftreden. Het bestuur stelt hen hierbij beiden kandidaat. Er zijn (helaas, zoals bij de ingekomen stukken is geconstateerd) geen tegenkandidaatstellingen. De vice-voorzitter vraagt of de vergadering akkoord gaat met de herbenoeming van de heer Frank Klein Overmeen voor 2 jaar. De vergadering gaat hiermee akkoord. De vice-voorzitter vraagt of de vergadering akkoord gaat met de herbenoeming van de heer Dick Reurekas als bestuurslid. De vergadering gaat hiermee akkoord. Bij de opening van de vergadering hebben Eelco de Boer en Leon van de Berg hun idee�n over het gezamenlijk invullen van de functie van voorzitter uitgesproken, maar voor de functie van materiaalmeester is nog niemand beschikbaar. Het is dringend noodzakelijk dat iemand deze werkzaamheden uitvoert, omdat de co�rdinator hulpverlening, die deze taken er ?even bij doet?, te zwaar wordt belast.

5. Jaarverslag 2017 De vice-voorzitter zegt dat in dit jaarverslag niet de aantallen van evenementen, hulpverleners, dagdelen en aanvragers zijn opgenomen, omdat het welhaast ondoenlijk bleek om daar een goed en helder overzicht van te maken. Inmiddels is echter overleg geweest over een praktische oplossing hiervoor en deze wordt door het bestuur uitgewerkt. De vergadering geeft aan dat het niet zo heel ingewikkeld hoeft te zijn en dat een simpel overzicht volstaat. Wat betreft de bezoekersaantallen van de website wordt opgemerkt dat dit via Google Analytics simpel is op te vragen, maar de vice-voorzitter antwoordt dat dit een betaalde dienst is. Na het doornemen van het jaarverslag wordt het overlijden van Wim Brinckman herdacht met een minuut stilte.

6. Financi�n: financieel verslag en balans 20176 en begroting 2018 In de afgelopen jaren zijn door het Oranje Kruis aanpassingen gedaan in de opzet van het toetsen van de competenties. Door de hiermee gepaard gaande noodzakelijke aanpassingen in de lessen en de verhoogde kosten dienen de contributies herzien te worden. Het bestuur stelt voor om de basiscontributie voor 2019 vast te stellen op ? 60. Het bedrag van de basiscontributie bestaat uit de kosten van de diplomaverlengingen en een bijdrage in de kosten van het huren van de lesaccommodatie. Daarnaast worden vanaf 2019 de daadwerkelijke kosten van de verlengingen van de modules wandelletsels en sportletsels doorberekend. Dit betreft een bedrag van ? 7,50 per module per jaar in plaats van de ? 5 die nu per module wordt berekend. De hulpverleners betalen de modulekosten niet. Opgemerkt wordt dat dit een forse contributieverhoging is, zeker gezien het feit dat de vereniging nog over een behoorlijke financi�le reserve beschikt. Gevraagd wordt om de mogelijkheid te bekijken om de basiscontributie op ? 55 vast te stellen. Gevraagd wordt om op de factuur niet te vermelden dat het gaat om contributie maar om een EHBO-cursus, aangezien een aantal ziektekostenverzekeringen de kosten dan vergoedt. Graag ook in de begeleidende tekst opnemen dat de ziektekostenverzekering deze kosten wellicht vergoedt. De vergadering gaat op 1 persoon na akkoord met het voorgestelde contributiebedrag. 3 Het bestuur wil het huidige aantal lesavonden per herhalingsles (met uitzondering van de reanimatie/AED) verminderen vanwege het dalende ledental / aantal aanwezigen per lesavond en de stijgende kosten. Daarbij wordt de leden gevraagd zoveel mogelijk de indeling op achternaam te volgen. Gevraagd wordt naar het gemiddelde aantal leden per lesavond. Geantwoord wordt dat dit gemiddeld 27 leden per avond zou moeten zijn, maar die zijn er niet, behalve vaak bij de laatste lesavond. Gevraagd wordt om een woensdag te laten vervallen. Dit wordt in de instructeursvergadering besproken. De leden zal nogmaals gevraagd worden om de consumpties met gepast geld te betalen. Als iemand 1 kopje koffie wil betalen met ? 20 is de kas snel leeg en is er geen wisselgeld meer beschikbaar. Ewout Kok vraag wat onder ?verbruik klein materiaal? valt. Hij vraagt ook om uitleg over de overschrijding in 2015, 2016 en 2017. De kleding is op een aparte post geboekt, dus dat kan het volgens hem niet zijn. Informatie van de penningmeester: Het verbruik klein materiaal bestaat voor een bedrag van ? 1.933 uit verbandmiddelen en medicijnen, daarnaast voor een bedrag van ? 302 aan Oranje Kruis boekjes, ? 243 aan servicekosten AED. Daarnaast zijn er (nog een klein aantal) te ?verwaarlozen? posten. De jaarlijkse overschrijdingen zijn veroorzaakt doordat meer is uitgegeven dan begroot. Als bestuur zijn wij van mening dat er kwalitatief goede hulpverlening en lessen dienen te worden gegeven waar de co�rdinator verantwoordelijk voor is en hij/zij bepaalt wat hiervoor nodig is. Eelco de Boer merkt op dat de depositorekening een verschil in de rekening veroorzaakt en vraagt om een specificatie. Informatie van de penningmeester: Het saldo van de depositorekening is in 2017 afgenomen met ? 5.000 tot ? 25.000. Deze afname is veroorzaakt door een bedrag van ? 2.850 wat is uitgegeven inzake het afscheid van bestuursleden. Het overige bedrag was nodig om niet in de rode cijfers te komen en om het negatieve exploitatieresultaat van circa ? 4.000 te financieren. Wanda Maas vraagt wat wordt verstaan onder representatiekosten. Informatie van de pennigmeester: De representatiekosten zijn opgebouwd uit een rouwtak voor mevrouw Brouwer, het afscheid van bestuursleden en het jubileum van Jos Spee. Daarnaast is een advertentie geplaatst in De Postiljon. Onder voorbehoud van bevredigende beantwoording gaat de ledenvergadering akkoord met de financi�le stukken.

7. Verslag kascontrolecommissie Namens de kascontrolecommissie voert Leon van de Berg het woord. Hij merkt op dat de kasstukken niet op volgnummer liggen en dat is hij niet gewend. Hij zegt dat de kascontrolecommissie de financi�le zaken in orde heeft bevonden en dat de kascontrolecommissie de vergadering voorstelt het bestuur decharge te verlenen. De vergadering volgt het voorstal en verleent het bestuur decharge voor het gevoerde beleid. Het door de kascontrolecommissie getekende verslag wordt bij de stukken gevoegd.

8. Benoeming kascontrolecommissie De heer Eelco de Boer wordt onder voorbehoud herbenoemd in de kascontrolecommissie. Leon van de Berg wordt onder voorbehoud benoemd in de commissie. Als zij tot gezamenlijk voorzitter worden benoemd treden ze uit de kascontrolecommissie. Wanda Maas stelt zich beschikbaar als reservelid.

9. W.v.t.t.k./Rondvraag Joan Klaassen vraagt of het noodzakelijk is om de presentiekaart iedere keer mee te nemen. Het uitsluitend noteren van de aanwezigheid scheelt in de kosten. Geantwoord wordt dat dit ook voor de eigen controle is. Cora Zwolsman zegt dat er bij de herhalingsles AED/reanimatie een erg lage opkomst was Geantwoord wordt dat dit de herhalingsles voor externen betrof, waarvoor een aantal mensen zich had afgemeld. Leon van de Berg vraagt naar de nieuw aan te schaffen polo?s. 4 Dimona Klijn antwoordt dat ze heeft gevraagd naar de maten om de polo?s te kunnen bestellen.

10. Sluiting De vice-voorzitter bedankt iedereen voor de aanwezigheid en inbreng en nodigt iedereen uit voor een drankje. Ze sluit de vergadering om 21.05 uur.



************************************


Koninklijke Nederlandse Vereniging EHBO afdeling Zoetermeer Secretariaat: Leeuwerik 89 2451 WH LEIMUIDEN Tel. 06 129 66 402 De leden van de EHBO-vereniging Zoetermeer Zoetermeer, 5 augustus 2018 Geachte leden, Hierbij zenden wij u de notulen van de ledenvergadering van woensdag 11 april 2018. Graag zien wij uw reactie op deze notulen uiterlijk op 19 september 2018 tegemoet. In de notulen kunt u lezen dat wij met grote spoed op zoek zijn naar een materiaalmester. De vacaturetekst hiervoor treft u hierbij aan. Indien u interesse heeft om deze functies binnen de EHBO-vereniging Zoetermeer te vervullen komen wij graag met u in contact. U kunt een bericht achterlaten via ehbozoetermeer@gmail.com of rechtstreeks contact opnemen met de co�rdinator Hulpverlening, Dimona Klijn, die deze functie op dit moment noodgedwongen op haar schouders heeft. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben ge�nformeerd en zien uw reacties met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de EHBO-vereniging Zoetermeer Antoinette de Jong Secretaris / ledenadministratie ********************************